Mehrere ISO-Normen gleichzeitig einführen

Sie können mehrere ISO-Normen gleichzeitig einführen, indem Sie ein integriertes Managementsystem aufbauen, das die gemeinsamen Anforderungen der High Level Structure einmal umsetzt und nur die normspezifischen Ergänzungen pro Norm zusätzlich einbaut. Viele Betriebe schrecken zunächst vor der Vorstellung zurück, zwei oder drei Normen parallel einzuführen, weil sie den Aufwand für unrealistisch halten. Dank der gemeinsamen Struktur aller modernen ISO-Normen lässt sich dieser Mehraufwand jedoch deutlich reduzieren. Dieser Beitrag zeigt, was sich normübergreifend gemeinsam umsetzen lässt, wie Sie die Reihenfolge und Ressourcenplanung angehen und ob eine gemeinsame oder getrennte Zertifizierung sinnvoller ist.

Warum Betriebe mehrere Normen gleichzeitig einführen

Viele KMU stehen nicht vor der Frage «ISO 9001 oder ISO 14001», sondern vor der Anforderung, beide Zertifikate innert nützlicher Frist vorweisen zu müssen – oft, weil ein wichtiger Kunde oder eine Ausschreibung beides verlangt. Zwei getrennte Projekte nacheinander zu führen, verdoppelt in diesem Fall nicht nur die Projektlaufzeit, sondern auch den Aufwand für Dokumentation und Schulung, die sich bei gemeinsamer Planung weitgehend teilen liessen. Ein Bauzulieferer etwa verliert bei getrennten Projekten oft zusätzliche Monate, weil Schulungen zu Dokumentenlenkung und internen Audits zweimal durchgeführt werden müssen, obwohl die Inhalte für beide Normen praktisch identisch sind. Wird von Anfang an klar kommuniziert, dass beide Zertifikate Teil eines einzigen Projekts sind, sinkt zudem der interne Widerstand gegen «noch mehr ISO-Aufwand» spürbar.

Die High Level Structure macht Parallel-Einführung möglich

Alle modernen ISO-Managementsystemnormen folgen derselben Grundgliederung, der High Level Structure: identische Kapitelnummerierung von Kontext der Organisation bis Bewertung der Leistung, weitgehend deckungsgleiche Begriffe und vergleichbare Anforderungen an Dokumentation, interne Audits und Managementbewertung. Diese gemeinsame Struktur ist der eigentliche Grund, weshalb sich mehrere Normen sinnvoll parallel statt nacheinander einführen lassen: Sie bauen ein Gerüst, das für alle Normen gleichzeitig trägt, statt für jede Norm ein eigenes Gerüst zu errichten. Ein Betrieb, der beispielsweise Kapitel 4 «Kontext der Organisation» einmal sauber für ISO 9001 ausarbeitet, muss für ISO 14001 lediglich die Umweltaspekte als zusätzliche interessierte Partei ergänzen, statt das Kapitel komplett neu zu schreiben. Genau diese Wiederverwendbarkeit macht den Zeitgewinn gegenüber zwei getrennten Projekten aus.

Was sich normübergreifend gemeinsam umsetzen lässt

Der grösste Teil eines Managementsystems ist normneutral und lässt sich für alle Normen gemeinsam aufbauen:

• Kontextanalyse, interessierte Parteien und Risikobewertung.
• Dokumentenlenkung, Rollen und Verantwortlichkeiten.
• Internes Audit-Programm und Managementbewertung.
• Schulungs- und Kompetenznachweise für Mitarbeitende.

Diese Elemente einmal sauber aufzubauen, deckt automatisch die entsprechenden Anforderungen aller eingeführten Normen ab, statt sie separat für jede Norm zu dokumentieren.

Was pro Norm zusätzlich nötig ist:

Neben dem gemeinsamen Kern bringt jede Norm eigene, fachspezifische Anforderungen mit, die sich nicht teilen lassen: ISO 9001 verlangt etwa Kundenzufriedenheitsmessung und Prozesslenkung, ISO 14001 eine Umweltaspekte-Bewertung und Notfallplanung, ISO 45001 eine Gefährdungsbeurteilung und Mitwirkung der Mitarbeitenden im Arbeitsschutz. Diese normspezifischen Bausteine kommen zum gemeinsamen Kern hinzu, machen aber nur einen Teil des Gesamtaufwands aus.

Reihenfolge: Alles gleichzeitig oder gestaffelt?

Zwei Vorgehen haben sich in der Praxis bewährt:

1. Gleichzeitiger Aufbau, gestaffelte Zertifizierung: Das gemeinsame Gerüst und alle normspezifischen Anforderungen werden parallel aufgebaut, die Zertifizierungsaudits finden aber nacheinander statt – das entlastet Auditvorbereitung und Ressourcen im Betrieb.
2. Vollständig gleichzeitiger Aufbau und eine gemeinsame Zertifizierung: Beide Normen werden im selben Zertifizierungsaudit geprüft, was den Gesamtaufwand am stärksten reduziert, aber eine straffere Projektsteuerung verlangt.

Welches Vorgehen passt, hängt vor allem davon ab, wie viel Kapazität die verantwortliche Person und die beteiligten Fachbereiche neben dem Tagesgeschäft aufbringen können.

Typische Stolperfallen bei der Parallel-Einführung:

• Für jede Norm wird ein eigenes Dokumentenset erstellt, obwohl ein gemeinsames genügen würde.
• Unterschiedliche Personen verantworten die einzelnen Normen, ohne sich abzustimmen – das Ergebnis sind widersprüchliche Vorgaben.
• Die Managementbewertung wird für jede Norm separat durchgeführt, obwohl eine gemeinsame Sitzung möglich und sinnvoll wäre.

Ressourcenplanung bei mehreren Normen

Parallel-Einführung reduziert den Gesamtaufwand gegenüber zwei getrennten Projekten deutlich, macht das Projekt aber in der Spitzenbelastung anspruchsvoller: In den Wochen vor einem gemeinsamen Zertifizierungsaudit müssen alle Themenfelder gleichzeitig audit-bereit sein, statt sich zeitlich zu entzerren. Planen Sie deshalb bewusst Pufferzeit ein und vermeiden Sie, das Projekt in eine ohnehin arbeitsintensive Betriebsphase zu legen. Ein Produktionsbetrieb, der die Parallel-Einführung bewusst in eine umsatzschwächere Saison legt, kann der verantwortlichen Person beispielsweise zwei bis drei zusätzliche Arbeitstage pro Monat freistellen, ohne das Tagesgeschäft zu gefährden. Fehlt diese bewusste Terminplanung, verschieben sich Meilensteine erfahrungsgemäss genau in die Wochen, in denen ohnehin am wenigsten Kapazität vorhanden ist.

Zertifizierung: gemeinsam oder getrennt?

Für die Zertifizierungsstelle spielt es grundsätzlich keine Rolle, ob Sie Normen einzeln oder gemeinsam zertifizieren lassen – beides ist möglich. Eine gemeinsame Zertifizierung spart Auditzeit vor Ort, da Auditoren normübergreifende Elemente wie Dokumentenlenkung oder interne Audits nur einmal statt mehrfach prüfen. Der Entscheid sollte weniger von der Zertifizierungsstelle als vom Reifegrad Ihres Systems abhängen: Ist eine Norm bereits deutlich weiter fortgeschritten als die andere, kann eine gestaffelte Zertifizierung sinnvoller sein.

Beispiel: ISO 9001 und ISO 14001 parallel einführen:

Ein Produktionsbetrieb mit 40 Mitarbeitenden führt ISO 9001 und ISO 14001 gemeinsam ein. Kontextanalyse, Risikobewertung, Dokumentenlenkung und internes Audit-Programm werden einmal für beide Normen aufgebaut. Zusätzlich entsteht für ISO 9001 ein Prozess zur Kundenzufriedenheitsmessung, für ISO 14001 eine Umweltaspekte-Bewertung mit Massnahmenplan für Energie- und Abfallreduktion. Die Managementbewertung findet für beide Normen gemeinsam statt, ebenso das Zertifizierungsaudit. Der Gesamtaufwand liegt spürbar unter dem zweier getrennter Projekte.

Wann sich die Parallel-Einführung nicht lohnt:

Ist im Betrieb bereits ein Managementsystem für eine Norm etabliert und soll eine zweite Norm erst deutlich später folgen, lohnt sich meist keine künstlich parallele Einführung. Besser ist es, das bestehende System als Basis zu nutzen und die zweite Norm gezielt zu integrieren, sobald sie tatsächlich ansteht – siehe dazu auch Integriertes Managementsystem.

Einordnung in die ISO-Normfamilie

Was ISO grundsätzlich bedeutet und wie sich die einzelnen Normen unterscheiden, erklärt der Beitrag Was ist ISO.

Häufige Fragen zur Parallel-Einführung

Verlängert die Parallel-Einführung die Projektlaufzeit?

In der Regel nicht wesentlich gegenüber der Einführung einer einzelnen Norm, da der grosse Teil der Arbeit – das gemeinsame Gerüst – ohnehin nur einmal anfällt. Die normspezifischen Ergänzungen benötigen zusätzliche, aber überschaubare Zeit. Entscheidend ist, dass die Projektplanung diesen gemeinsamen Grundaufwand von Anfang an berücksichtigt, statt die zweite Norm einfach als separates Zusatzprojekt zu behandeln.

Braucht die Parallel-Einführung mehr externe Unterstützung?

Nicht zwingend. Wichtiger als zusätzliche externe Ressourcen ist eine klare interne Projektsteuerung, die alle Normen koordiniert im Blick behält. Wird diese Koordination vernachlässigt, drohen doppelte Sitzungen und widersprüchliche Vorgaben zwischen den Teilprojekten der einzelnen Normen.

Lassen sich auch drei oder mehr Normen gleichzeitig einführen?

Grundsätzlich ja, auch wenn der Koordinationsaufwand mit jeder zusätzlichen Norm steigt. Entscheidend ist auch hier, das gemeinsame Gerüst zuerst vollständig aufzubauen, bevor die normspezifischen Anforderungen aller beteiligten Normen ergänzt werden. In der Praxis empfiehlt es sich bei drei oder mehr Normen, eine einzige Person mit klarer Projektleitung zu betrauen, da sonst die Abstimmung zwischen den Fachbereichen schnell unübersichtlich wird.

Muss die Zertifizierung zwingend gemeinsam erfolgen, wenn die Einführung parallel läuft?

Nein. Auch bei einem gemeinsam aufgebauten System können die Zertifizierungsaudits gestaffelt stattfinden, was die Auditvorbereitung zeitlich entlastet. Ist eine Norm bereits deutlich weiter fortgeschritten als die andere, ist eine gestaffelte Zertifizierung oft sogar sinnvoller als ein gemeinsames Audit. Die Entscheidung sollte sich am tatsächlichen Reifegrad des Systems orientieren, nicht an einem starren Zeitplan.

Was passiert, wenn eine der Normen bereits eingeführt ist und erst später eine zweite hinzukommt?

In diesem Fall lohnt sich meist keine künstlich parallele Einführung mehr. Sinnvoller ist es, das bestehende System als Basis zu nutzen und die zweite Norm gezielt zu integrieren, sobald sie tatsächlich ansteht. Das bestehende Gerüst aus Kontextanalyse, Dokumentenlenkung und internen Audits lässt sich dabei meist mit überschaubarem Zusatzaufwand um die neue Norm erweitern.

Fazit

Mehrere Normen parallel einzuführen spart Zeit und Ressourcen gegenüber getrennten Projekten, verlangt aber eine saubere Planung: Wer die High-Level-Structure als gemeinsames Gerüst nutzt und normspezifische Anforderungen gezielt einbaut, kommt mit einem Audit und einem System zu mehreren Zertifikaten. In der Praxis gelingt die Parallel-Einführung am besten, wenn zuerst die norm-übergreifenden Elemente – Kontext, Risikobewertung, interne Audits, Management-Review – gemeinsam aufgebaut und erst danach die normspezifischen Anforderungen ergänzt werden, statt beide Normen von Anfang an strikt getrennt zu bearbeiten. Ein typischer Stolperstein ist die Kommunikation im Betrieb: Werden Mitarbeitende nicht klar informiert, welche Anforderung zu welcher Norm gehört, entsteht der Eindruck eines unübersichtlichen Regelwerks statt eines einheitlichen Systems. Wer die Parallel-Einführung plant, sollte deshalb von Beginn an ein gemeinsames Zertifizierungsaudit mit der Zertifizierungsstelle abstimmen, um den Zeit- und Kostenvorteil auch tatsächlich zu realisieren. Betriebe, die dagegen ohne Rücksprache mit der Zertifizierungsstelle planen, riskieren unnötige Verzögerungen, wenn sich zeigt, dass gewünschte Audittermine nicht zusammenfallen. Wer diese Abstimmung frühzeitig sucht, gewinnt zudem Planungssicherheit für Schulungen und interne Audits, die sich sonst nur schwer terminlich koordinieren lassen.