Datenschutz auf einen Blick

Die ISOfee ist auf die Anforderungen des Schweizer Datenschutzgesetzes ausgerichtet. Anwendung, Datenbank, Dokumentenspeicher, Sicherungskopien und technische Protokolle werden in Schweizer Rechenzentren betrieben.

Für KI-Funktionen setzt die ISOfee Schweizer und internationale Anbieter ein. Je nach Funktion und eingesetztem Modell können Eingaben, ausgewählte Unternehmensinformationen und relevante Dokumentinhalte ausserhalb der Schweiz verarbeitet werden. Die Funktion «Chat mit Websuche» greift zusätzlich auf öffentlich verfügbare Informationen im Internet zu. Sie ist deshalb gesondert gekennzeichnet.

Betrieb in der Schweiz

Anwendung, Datenbank und Dokumentenspeicher werden durch hosttech GmbH in Schweizer Rechenzentren in Appenzell und Nottwil betrieben.

KI-Verarbeitung ohne Internetzugriff

Der Standard-Chat und die Dokumentenerstellung nutzen KI-Dienste von PHOENIQS — Phoenix Technologies AG, Infomaniak Network SA sowie OpenAI, jeweils ohne Zugriff auf das offene Internet.

Geschützte Datenübertragung

Daten werden bei der Übertragung und bei der Speicherung verschlüsselt. Zugriffe erfolgen über definierte Rollen und Berechtigungen.

Klare Trennung der Unternehmen

Die ISOfee trennt die Daten der einzelnen Kundenorganisationen logisch voneinander. Benutzer können ausschliesslich auf die für sie freigegebenen Daten zugreifen.

Kein Training mit Kundendaten

Die eingesetzten Anbieter verwenden die übermittelten Inhalte gemäss den vertraglichen Vereinbarungen nicht für das Training ihrer KI-Modelle.

Transparente Websuche

Funktionen mit Internetzugriff sind klar gekennzeichnet. Bei ihrer Nutzung können bestimmte Informationen ausserhalb der Schweiz verarbeitet werden.

Benutzer- und Accountdaten

Dazu gehören insbesondere:

Name und geschäftliche E-Mail-Adresse
Benutzer- und Organisationszuordnung
interne Benutzer- und Mandantenkennungen
Sprache und persönliche Einstellungen
Informationen zu Rollen und Berechtigungen

Unternehmensdaten

Die ISOfee verarbeitet Informationen, mit denen die Software auf Ihr Unternehmen ausgerichtet wird. Dazu können gehören:

Unternehmensprofil und Tätigkeitsbereich
Organisation und Kennzahlen
Märkte und Anspruchsgruppen
Prozesse und Verantwortlichkeiten
Risiken, Chancen und ISO-relevante Rahmenbedingungen

Inhaltsdaten

Zu den Inhaltsdaten gehören:

Eingaben im ISOfee-Chat
Antworten der KI
transkribierte Spracheingaben
hochgeladene Dokumente und Bilder
generierte ISO-Dokumente
Auditberichte und Ergebnisse von Analysen

Diese Inhalte werden als vertrauliche Daten behandelt.

Technische Nutzungsdaten

Für Betrieb, Fehleranalyse und Sicherheit verarbeitet die ISOfee technische Informationen wie:

Zeitstempel
Konversations- und Nachrichtenkennungen
verwendete Funktion und eingesetztes Modell
Status- und Fehlercodes
technische Nutzungs- und Leistungsinformationen

Betriebs- und Sicherheitsdaten

Die ISOfee protokolliert ausgewählte sicherheitsrelevante Ereignisse. Dazu gehören beispielsweise Anmeldungen, Administrationsaktionen, Konfigurationsänderungen und technische Fehlermeldungen.

Supportanfragen enthalten grundsätzlich nur die Informationen, die Sie selbst übermitteln. Senden Sie keine Passwörter oder anderen Zugangsdaten.

Standard-Chat

Der Standard-Chat berücksichtigt Ihre hinterlegten Unternehmensdaten und – soweit für die Anfrage relevant – Ihre Unternehmensdokumente.

Die KI-Verarbeitung erfolgt je nach eingesetztem Modell über einen Schweizer Anbieter oder über OpenAI. Bei OpenAI kann die Bearbeitung ausserhalb der Schweiz erfolgen. Die Anbieter dürfen die übermittelten Kundendaten gemäss den vertraglichen Vereinbarungen nicht zum Training allgemeiner KI-Modelle verwenden.

Ihre Chats werden innerhalb von ISOfee gespeichert, damit Sie später wieder darauf zugreifen können.

Chat mit Websuche

Der Chat mit Websuche greift auf aktuelle, öffentlich verfügbare Informationen im Internet zu. Für diese Funktion nutzt die ISOfee OpenAI.

Dabei werden die für die Anfrage benötigte Benutzereingabe sowie ausgewählte Unternehmensinformationen an OpenAI übermittelt und ausserhalb der Schweiz verarbeitet. Ihre hochgeladenen Unternehmensdokumente werden im Chat mit Websuche nicht berücksichtigt.

Geben Sie in dieser Funktion keine internen, vertraulichen oder besonders schützenswerten Informationen ein.

Dokumentenerstellung

Die ISOfee nutzt Ihre Unternehmensdaten und relevante Unternehmensdokumente, um ISO-Dokumente auf Ihre Organisation auszurichten.

Die KI-Verarbeitung erfolgt je nach eingesetztem Modell über Schweizer Anbieter oder über OpenAI. Bei OpenAI kann die Bearbeitung ausserhalb der Schweiz erfolgen. Die fertigen Dokumente werden innerhalb der ISOfee in der Schweiz gespeichert.

Websuche bei der Registrierung

Bei der erstmaligen Einrichtung kann die ISOfee öffentlich zugängliche Informationen zu Ihrem Unternehmen recherchieren und daraus einen Vorschlag für die Unternehmensdaten erstellen.

Prüfen und korrigieren Sie diese Angaben anschliessend. Sie entscheiden, welche Informationen dauerhaft in der ISOfee hinterlegt werden.

Funktion

Unternehmens-Daten

Unternehmens-Dokumente

Internet-Zugriff

KI-Verarbeitung

Standard-Chat

Ja, soweit relevant

Schweiz oder ausserhalb der Schweiz

Chat mit Websuche

Ausgewählte Angaben

Ausserhalb der Schweiz über OpenAI

Dokumenten-Erstellung

Ja, soweit relevant

Schweiz oder ausserhalb der Schweiz

Registrierungs-Websuche

Öffentlich zugängliche Angaben

Ausserhalb der Schweiz über OpenAI

Verschlüsselte Übertragung

Die Kommunikation zwischen Ihrem Browser und ISOfee wird verschlüsselt übertragen. Dadurch bleiben Ihre Daten während der Übermittlung vor unbefugtem Zugriff geschützt.

Verschlüsselte Speicherung

Inhalte und Dokumente werden innerhalb der Plattform verschlüsselt gespeichert. So sind Ihre Daten auch bei der Ablage vor unbefugtem Zugriff geschützt.

Rollenbasierte Berechtigungen

Der Zugriff richtet sich nach der zugewiesenen Rolle und Organisation. Benutzer erhalten nur jene Berechtigungen, die sie für ihre jeweiligen Aufgaben benötigen.

Logische Mandantentrennung

Die ISOfee wird als Multi-Mandanten-Plattform betrieben. Die Daten der einzelnen Kundenorganisationen sind durch eindeutige Mandantenkennungen logisch und technisch voneinander getrennt.

Beschränkte Administrationszugriffe

Administrative Zugriffe erhalten nur autorisierte Personen für notwendige Aufgaben. Die Vergabe der Berechtigungen folgt konsequent dem Prinzip des geringstmöglichen Zugriffs.

Sicherheitsprotokollierung

Ausgewählte Anmelde-, Administrations- und Sicherheitsereignisse werden protokolliert. Die Aufzeichnungen unterstützen den sicheren Betrieb sowie die Erkennung und Analyse technischer Probleme.

Chats löschen

Benutzer können ihre eigenen Chats innerhalb von der ISOfee jederzeit löschen. Gelöschte Chats lassen sich anschliessend nicht wiederherstellen und stehen nicht mehr zur Verfügung.

Dokumente verwalten

Autorisierte Benutzer können hochgeladene Unternehmensdokumente ergänzen, ersetzen, herunterladen oder löschen. So behalten Sie die hinterlegten Grundlagen jederzeit aktuell und vollständig.

Unternehmensdaten korrigieren

Unternehmensdaten lassen sich innerhalb von der ISOfee prüfen, korrigieren und ergänzen. Damit halten Sie die verwendete Informationsgrundlage aktuell und verbessern die Ergebnisse der Software.

Weitergehende Löschungen

Autorisierte Administrator können die Löschung weiterer Inhalte und Nutzungsdaten veranlassen. Gesetzliche, betriebliche oder vertragliche Aufbewahrungspflichten können einer sofortigen und vollständigen Löschung entgegenstehen.

Beschränkte Administrationszugriffe

Administrative Zugriffe erhalten nur autorisierte Personen für notwendige Aufgaben. Die Vergabe der Berechtigungen folgt konsequent dem Prinzip des geringstmöglichen Zugriffs.

Sicherheitsprotokollierung

Ausgewählte Anmelde-, Administrations- und Sicherheitsereignisse werden protokolliert. Die Aufzeichnungen unterstützen den sicheren Betrieb sowie die Erkennung und Analyse technischer Probleme.

Ihre Rechte

Auskunft, Berichtigung und Löschung

Personen haben im Rahmen des anwendbaren Datenschutzrechts insbesondere das Recht, Auskunft über die Bearbeitung ihrer Personendaten zu verlangen und unrichtige Angaben berichtigen zu lassen. Unter den gesetzlichen Voraussetzungen können sie zudem die Löschung ihrer Daten verlangen.

Betrifft eine Anfrage Daten, die Ihre Arbeitgeberin oder eine andere Kundenorganisation in der ISOfee verarbeitet, wenden Sie sich zuerst an die zuständige Stelle dieser Organisation.

Autorisierte Administratoren können viele Berichtigungen und Löschungen direkt in der ISOfee vornehmen. Bei plattformspezifischen Fragen unterstützt das ISOfee-Supportteam.

Plattform-Gesamtverantwortung

Die SBZ Schweizer Bildungszentrum AG bietet die ISOfee an, betreut die Kundenbeziehungen, übernimmt den First-Level-Support und verantwortet die Konfiguration und Benutzerverwaltung der Plattform.

Plattform-Betreiber

Die aineo AG betreibt die ISOfee-Plattform im Auftrag von SBZ und leistet den technischen Second-Level-Support für das SBZ.

Hosting-Partner

Die hosttech GmbH stellt die Schweizer Infrastruktur für Anwendung, Datenbank und Dokumentenspeicher bereit.

KI-Dienstleistungen

Die Phoenix Technologies AG (PHOENIQS) stellt Schweizer KI-Verarbeitung für definierte Standardfunktionen der ISOfee bereit.

KI-Dienstleistungen

Die Infomaniak Network SA stellt ebenfalls KI-Dienste mit Verarbeitung in der Schweiz bereit.

KI-Dienstleistungen

OpenAI stellt KI-Verarbeitung für verschiedene Funktionen der ISOfee bereit. Bei der Funktion «Chat mit Websuche» wird zusätzlich auf öffentlich zugängliche Internetinhalte zugegriffen. Die Verarbeitung durch OpenAI kann ausserhalb der Schweiz erfolgen.

Halten Sie Ihre Zugangsdaten geheim.

Verwenden Sie für jede Person einen eigenen Benutzerzugang.

Prüfen Sie Rollen und Berechtigungen regelmässig.

Laden Sie nur Informationen hoch, die die ISOfee für die jeweilige Aufgabe benötigt.

Vermeiden Sie unnötige Personendaten und besonders schützenswerte Informationen.

Verwenden Sie für vertrauliche Inhalte keine Funktionen mit Websuche.

Prüfen Sie generierte Inhalte vor der betrieblichen Verwendung.

Löschen oder ersetzen Sie veraltete Chats und Dokumente.

Melden Sie verdächtige Aktivitäten dem ISOfee-Support.

Häufige Fragen

Schnelle Antworten, ganz ohne Wartezeit.

Häufige Fragen zum Datenschutz

Persönliche Beratung

Nichts gefunden? Wir beraten Sie gerne persönlich.

Kostenloses Beratungsgespräch

Ihre ISO-Daten.Gut geschützt.

Datenschutz auf einen Blick

Betrieb in der Schweiz

KI-Verarbeitung ohne Internetzugriff

Geschützte Datenübertragung

Klare Trennung der Unternehmen

Kein Training mit Kundendaten

Transparente Websuche

Welche Daten verarbeitet die ISOfee?

Benutzer- und Accountdaten

Unternehmensdaten

Inhaltsdaten

Technische Nutzungsdaten

Betriebs- und Sicherheitsdaten

Wo werden Ihre Daten verarbeitet?

Standard-Chat

Chat mit Websuche

Dokumentenerstellung

Websuche bei der Registrierung

Welche Funktion verarbeitet welche Informationen?

Wie schützt die ISOfee Ihre Daten?

Verschlüsselte Übertragung

Verschlüsselte Speicherung

Rollenbasierte Berechtigungen

Logische Mandantentrennung

Beschränkte Administrationszugriffe

Sicherheitsprotokollierung

Sie behalten die Kontrolle über Ihre Inhalte.

Chats löschen

Dokumente verwalten

Unternehmensdaten korrigieren

Weitergehende Löschungen

Beschränkte Administrationszugriffe

Sicherheitsprotokollierung

Auskunft, Berichtigung und Löschung

Kontakt für Datenschutzanfragen

Wer trägt zum Betrieb der ISOfee bei?

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Was können Sie selbst zum Datenschutz beitragen?

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