Von einer QM-Software zur anderen wechseln: Migration und Datenübernahme

Ein Wechsel der QM-Software ist meist dann sinnvoll, wenn die bestehende Lösung nicht mehr mitwächst – etwa weil eine neue Norm nicht abgedeckt wird oder der Support unzuverlässig geworden ist. Eine strukturierte Migration verhindert Datenverlust und doppelte Erfassung. Dieser Beitrag zeigt, worauf Sie bei Datenmigration, Schulung und der Übergangsphase konkret achten sollten. So gelingt der Wechsel zu einer neuen QM-Software reibungslos und ohne Datenverlust.

Gründe für einen Anbieterwechsel

• Fehlende Skalierbarkeit: Die bestehende Lösung deckt eine neu hinzugekommene Norm oder ein zusätzliches Modul nicht ab.
• Unzureichender Support: Anfragen werden nur langsam oder gar nicht beantwortet.
• Technische Einschränkungen: Fehlende Schnittstellen zu anderen Systemen oder veraltete Benutzeroberfläche.
• Preisentwicklung: Der Anbieter erhöht die Kosten deutlich, ohne entsprechenden Mehrwert zu liefern.

Migration in geordneten Schritten

Vor dem eigentlichen Wechsel lohnt sich eine Bestandsaufnahme: Welche Daten müssen zwingend übernommen werden, welche können archiviert bleiben? Nicht jedes historische Dokument muss im neuen System aktiv verfügbar sein – abgeschlossene, längst nicht mehr relevante Vorgänge lassen sich auch als Archiv-Export aufbewahren, statt sie eins zu eins zu migrieren.

ISOfee-Tipp: Klären Sie vor der Kündigung des alten Vertrags, in welchem Format sich Ihre Daten exportieren lassen – ein Anbieter, der nur unstrukturierte PDF-Exporte anbietet, erschwert die Übernahme in ein neues System erheblich.

Übergangsphase mit Parallelbetrieb

Ein abrupter Wechsel an einem einzigen Stichtag birgt Risiken – offene Massnahmen oder laufende Freigabeprozesse könnten dabei verloren gehen. Eine kurze Übergangsphase, in der beide Systeme parallel laufen, gibt Sicherheit, dass nichts zwischen den Systemen verloren geht, bevor das alte System endgültig abgeschaltet wird.

Vertragliche Fristen beachten

Viele Verträge mit QM-Software-Anbietern haben lange Kündigungsfristen oder automatische Verlängerungen. Wer einen Wechsel plant, sollte die Kündigungsfrist des bestehenden Vertrags frühzeitig prüfen – im schlimmsten Fall laufen sonst beide Verträge mehrere Monate parallel, ohne dass dies geplant war.

Auditrelevanz eines Systemwechsels

Ein Wechsel der QM-Software berührt auch die Nachweisführung im Audit: Lässt sich die Historie älterer Massnahmen und Auditfeststellungen nach dem Wechsel noch nachvollziehen? Eine saubere Dokumentation des Migrationsvorgangs selbst – was wurde wann wie übertragen – schafft hierfür die nötige Transparenz.

Checkliste für die Migrationsplanung

Eine strukturierte Checkliste hilft, die Migration systematisch statt ad hoc anzugehen:

1. Datenbestand sichten: Welche Dokumente, Datensätze und Nachweise liegen aktuell im alten System, und welche davon sind noch aktiv relevant?
2. Exportformate klären: In welchem Format lässt der alte Anbieter den Export zu, und akzeptiert der neue Anbieter dieses Format direkt oder ist eine Konvertierung nötig?
3. Verantwortlichkeiten festlegen: Wer im Betrieb ist für die Bereinigung, wer für die technische Übertragung und wer für die abschliessende Kontrolle der migrierten Daten zuständig?
4. Testlauf mit Teildaten: Vor der vollständigen Migration lohnt sich ein Testlauf mit einem überschaubaren Datenausschnitt, um Formatprobleme frühzeitig zu erkennen.
5. Parallelbetrieb terminieren: Wie lange laufen altes und neues System parallel, und wann wird das alte System endgültig abgeschaltet?
6. Nachweis der Vollständigkeit: Eine abschliessende Stichprobenprüfung bestätigt, dass alle zwingend benötigten Daten korrekt und vollständig im neuen System vorhanden sind.

Diese Checkliste lässt sich um betriebsspezifische Punkte ergänzen, etwa branchenspezifische Nachweise oder Anforderungen aus laufenden Kundenverträgen. Wichtig ist, die Checkliste nicht nur einmal am Anfang zu erstellen, sondern während der Migration laufend zu aktualisieren und abzuhaken – das schafft Transparenz gegenüber allen Beteiligten und erleichtert die spätere Dokumentation für ein Audit.

Ein zusätzlicher Sicherheitsschritt, der sich in der Praxis bewährt hat, ist die Archivierung der Exportdateien aus dem alten System an einem separaten, gesicherten Ort – unabhängig von der eigentlichen Migration in das neue System. Sollte während der Migration etwas schiefgehen oder eine spätere Rückfrage zu einem historischen Dokument nötig werden, steht dieser Datenbestand weiterhin zur Verfügung, auch wenn der Vertrag mit dem alten Anbieter bereits beendet ist.

Kommunikation mit dem alten Anbieter während der Kündigung

Auch der Umgang mit dem bisherigen Anbieter während der Kündigungsphase verdient Aufmerksamkeit. Eine sachliche, frühzeitige Kommunikation über den geplanten Wechsel – ohne unnötige Schärfe, selbst wenn der Wechsel aus Unzufriedenheit erfolgt – erleichtert in der Regel die praktische Abwicklung des Datenexports.

Es lohnt sich, den Export sämtlicher benötigter Daten schriftlich und mit klarer Fristsetzung zu vereinbaren, statt sich auf eine mündliche Zusage zu verlassen. Bleibt der alte Anbieter bei der Bereitstellung der Daten untätig, ist eine schriftliche Fristsetzung zudem die Grundlage für eine allfällige rechtliche Durchsetzung des Anspruchs auf Datenherausgabe.

Ein letzter praktischer Punkt: Der Zugang zum alten System sollte nicht sofort nach der Kündigung, sondern erst nach abgeschlossener und geprüfter Migration deaktiviert werden. So bleibt im Zweifelsfall noch eine Möglichkeit, fehlende oder fehlerhaft übertragene Daten direkt im alten System nachzuvollziehen, bevor der Zugriff endgültig verloren geht.

FAQ: QM-Software wechseln

Wie lange dauert ein Anbieterwechsel typischerweise?

Vergleichbar mit einer Neueinführung, oft etwas kürzer, da Mitarbeitende bereits mit digitalen QM-Prozessen vertraut sind. Je nach Datenmenge und Anzahl der zu migrierenden Module bewegt sich ein typischer Anbieterwechsel im Rahmen von sechs Wochen bis wenigen Monaten – ähnlich wie eine Ersteinführung, jedoch meist ohne die anfängliche Lernkurve für die grundsätzliche Bedienung digitaler QM-Software. Der zeitliche Hauptaufwand liegt dabei häufig nicht bei der eigentlichen Systemumstellung, sondern bei der Bereinigung und Aufbereitung der aus dem alten System zu exportierenden Daten. Ein realistischer Zeitplan berücksichtigt zudem eine kurze Übergangsphase mit Parallelbetrieb, in der offene Massnahmen und laufende Audits im alten System noch abgeschlossen werden, bevor es endgültig stillgelegt wird.

Gehen bei der Migration Daten verloren?

Bei sorgfältiger Planung selten – das grösste Risiko liegt in unklaren Exportformaten des alten Anbieters, nicht in der technischen Migration selbst. Ein häufiges Problem ist, dass der bisherige Anbieter Daten nur in einem proprietären oder schwer weiterverarbeitbaren Format exportiert, was eine korrekte Übernahme in das neue System erschwert. Klären Sie deshalb bereits bei der Kündigung schriftlich, in welchem Format welche Daten bereitgestellt werden, statt dies erst kurz vor der eigentlichen Migration zu erfragen. Eine stichprobenartige Prüfung nach der Migration – etwa der Abgleich einer Auswahl an Auditberichten oder Massnahmen zwischen altem und neuem System – schafft zusätzliche Sicherheit, dass tatsächlich alle relevanten Daten korrekt übernommen wurden.

Muss die Zertifizierungsstelle über den Softwarewechsel informiert werden?

Nicht zwingend als eigene Meldung, doch beim nächsten Überwachungsaudit sollte die Nachweisführung im neuen System lückenlos nachvollziehbar sein. Auditor:innen prüfen nach ISO 9001, Kapitel 7.5 (dokumentierte Information), ob Aufzeichnungen wie Auditberichte oder Massnahmen durchgängig verfügbar sind – ein sauber dokumentierter Migrationsnachweis genügt in der Regel, um Rückfragen im Audit vorzubeugen. Informieren Sie die Zertifizierungsstelle dennoch proaktiv, wenn der Wechsel zeitlich mit einem geplanten Überwachungs- oder Rezertifizierungsaudit zusammenfällt, damit Auditor:innen bereits vorab wissen, dass Nachweise teils aus dem alten und teils aus dem neuen System stammen. Halten Sie zudem schriftlich fest, ab welchem Datum welches System als führend gilt – diese einfache Notiz klärt im Audit sofort etwaige Unklarheiten bei abweichenden Zeitstempeln zwischen beiden Systemen.

Wie gehe ich mit Vertragsfristen beim alten Anbieter um?

Prüfen Sie frühzeitig, welche Kündigungsfristen im bestehenden Vertrag gelten, da diese oft mehrere Monate vor dem gewünschten Wechseltermin liegen. Eine zu späte Kündigung kann dazu führen, dass sich der Vertrag automatisch um eine weitere Laufzeit verlängert, obwohl der Wechsel bereits geplant ist. Kalkulieren Sie deshalb rückwärts vom gewünschten Wechseltermin, wann spätestens gekündigt werden muss, und dokumentieren Sie die Kündigung schriftlich. Eine kurze Übergangsphase mit Parallelbetrieb beider Systeme kann zusätzlich sinnvoll sein, sofern der alte Vertrag dies noch zulässt.

Was mache ich mit historischen Daten, die im neuen System nicht benötigt werden?

Nicht alle historischen Daten müssen zwingend ins neue System migriert werden, insbesondere wenn sie für den laufenden Betrieb keine Relevanz mehr haben. Prüfen Sie stattdessen, welche gesetzlichen oder normativen Aufbewahrungsfristen für bestimmte Dokumente noch gelten, und exportieren Sie diese Daten in einem lesbaren Archivformat. Diese archivierten Daten müssen zwar nicht aktiv im neuen System verfügbar sein, sollten aber im Bedarfsfall, etwa bei einem Audit zu einem vergangenen Zeitraum, weiterhin auffindbar bleiben. So vermeiden Sie unötigen Migrationsaufwand, ohne die Nachvollziehbarkeit älterer Vorgänge zu verlieren.

Fazit

Ein Anbieterwechsel gelingt mit einer klaren Bestandsaufnahme, geprüften Exportformaten und einer kurzen Übergangsphase mit Parallelbetrieb – wichtiger als Geschwindigkeit ist dabei, dass keine Daten und keine offenen Massnahmen verloren gehen. Vertragliche Kündigungsfristen und die Auditrelevanz eines Systemwechsels sollten dabei ebenso früh geklärt werden wie eine strukturierte Checkliste für die eigentliche Migrationsplanung. Eine offene Kommunikation mit dem bisherigen Anbieter während der Kündigung erleichtert zusätzlich einen reibungslosen Datenexport. Wer den Wechsel zusätzlich nutzt, um bestehende Daten zu bereinigen statt sie unverändert zu übernehmen, gewinnt nebenbei ein aufgeräumteres System, das von Beginn an übersichtlicher ist als das alte. Angesichts der Kosten und des Aufwands, die ein Anbieterwechsel mit sich bringt, lohnt sich zudem eine ehrliche Manöverkritik: Welche Anforderungen wurden bei der ursprünglichen Anbieterwahl übersehen, und wie lässt sich das bei der neuen Wahl gezielt vermeiden?

Einen Gesamtüberblick über QM-Software-Anbieter in der Schweiz, die für einen Wechsel infrage kommen, finden Sie im Beitrag QM-Software-Anbieter in der Schweiz im Vergleich.