Die neue ISOfee ist da. In neuem Erscheinungsbild und mit erweiterten Funktionen.

Die neue ISOfee vereinfacht den Aufbau und die laufende Pflege von ISO-Managementsystemen. Bei ihrer Entwicklung stand die praktische Anwendung in kleinen und mittleren Unternehmen im Vordergrund. Mit künstlicher Intelligenz, praxisnahen Vorlagen und auf das Unternehmen zugeschnittenen Ergebnissen unterstützt sie die Verantwortlichen bei der Umsetzung der Normen ISO 9001, 14001, 27001 und 45001. Das spart Zeit, reduziert Kosten und ermöglicht es den Qualitätsbeauftragten in den Unternehmen, viele ISO-Aufgaben selbständig zu erledigen.

ISO-Management muss nicht kompliziert und teuer sein

Der erstmalige Aufbau eines ISO-Managementsystems war in der Vergangenheit mit erheblichem internem Aufwand verbunden. Die Anforderungen der jeweiligen Norm müssen verstanden, Prozesse beschrieben, Risiken beurteilt und zahlreiche Dokumente erstellt werden. Gerade kleinere und mittlere Unternehmen greifen deshalb häufig auf externe Berater zurück, was zusätzliche Kosten verursacht.

Aber auch nach der erfolgreichen Zertifizierung ist der Aufwand nicht zu unterschätzen. Das Managementsystem muss aktuell gehalten und die Dokumentation regelmässig überarbeitet werden. Denn auch das Unternehmen selbst und sein Umfeld verändern sich: Wachstumspläne, die Erschliessung neuer Märkte, neue Standorte, die Entwicklung neuer Produkte oder Strategiewechsel können Anpassungen im Managementsystem erfordern.

Dazu kommen die Planung und Durchführung interner Audits sowie die jährlichen Überwachungsaudits und die alle drei Jahre anstehende Rezertifizierung durch eine unabhängige Zertifizierungsstelle. Diese Audits müssen sorgfältig vorbereitet und begleitet werden und nehmen entsprechend Zeit in Anspruch. Gerade in KMUs stellt dies eine Herausforderung dar, weil die Verantwortung für das Managementsystem häufig von Mitarbeitenden übernommen wird, die neben ihrer Rolle als Qualitätsbeauftragte noch weitere Aufgaben erfüllen.

Genau an dieser Stelle bietet die ISOfee Unterstützung und eine grosse Erleichterung an. Die KI-gestützte Software wurde speziell für Schweizer KMU entwickelt und unterstützt sowohl den erstmaligen Aufbau eines Managementsystems als auch dessen laufende Pflege und Weiterentwicklung.

Die Plattform deckt die in der Schweiz am weitesten verbreiteten ISO-Normen ab:

• ISO 9001: Qualitätsmanagement
• ISO 14001: Umweltmanagement
• ISO 27001: Informationssicherheit
• ISO 45001: Arbeitssicherheit und Gesundheitsschutz

Die ISOfee für Unternehmen, die noch kein ISO haben

Unternehmen, die erstmals ein ISO-Managementsystem einführen, stehen vor zahlreichen Fragen: Welche Anforderungen muss das Unternehmen erfüllen? Welche Dokumente werden benötigt? Wie sollen Prozesse beschrieben und Risiken bewertet werden? Und wie lässt sich die Dokumentation so gestalten, dass sie im betrieblichen Alltag tatsächlich genutzt wird?

Die ISOfee führt Sie Schritt für Schritt zum eigenen Managementsystem. Die Software nutzt dazu die hinterlegten Unternehmensdaten und bereits vorhandene Dokumente des Unternehmens. Auf dieser Grundlage erstellt die künstliche Intelligenz die wesentlichen Unterlagen für das Managementsystem, beispielsweise Prozessbeschreibungen, Risikoanalysen und weitere normrelevante Dokumente.

Dabei arbeitet die ISOfee mit hinterlegten Vorlagen, die eine einheitliche Struktur vorgeben. Die Inhalte werden jedoch für jedes Unternehmen individuell erstellt und berücksichtigen dessen Organisation, Tätigkeiten und betriebliche Besonderheiten. So entstehen keine allgemeinen Standarddokumente, sondern Unterlagen, die auf das jeweilige Unternehmen zugeschnitten sind.

Die Dokumente orientieren sich in Aufbau und Inhalt an den Anforderungen der jeweiligen ISO-Norm. Jeder Abschnitt enthält einen Verweis auf die entsprechenden Normkapitel, die damit abgedeckt werden. Ziel ist die vollständige und systematische Erfüllung der Normanforderungen. Gleichzeitig können die Verantwortlichen und später auch die Auditoren einfach nachvollziehen, welche Anforderungen der Norm in den einzelnen Abschnitten behandelt werden.

Die Ergebnisse sind einfach überprüfbar und können ergänzt und angepasst werden.

Wichtiger Hinweis: Je vollständiger die Unternehmensdaten und vorhandenen Dokumente hinterlegt sind, desto aussagekräftiger und präziser fallen die Ergebnisse aus.

Die ISOfee nimmt den Verantwortlichen einen grossen Teil der Dokumentationsarbeit ab. Die Verantwortung für die tatsächliche Umsetzung der Prozesse und die Wirksamkeit des Managementsystems verbleibt selbstverständlich beim Unternehmen.

Unternehmen, die bereits zertifiziert sind

Auch Unternehmen, die bereits zertifiziert sind, unterstützt die ISOfee dabei, ihre Dokumentation aktuell zu halten und notwendige Anpassungen effizient vorzunehmen. Bestehende Dokumente können unter anderem über eine integrierte Chatfunktion gezielt überarbeitet und weiterentwickelt werden. Dabei lassen sich beispielsweise Inhalte ergänzen, Formulierungen anpassen oder Veränderungen im Unternehmen berücksichtigen.

Dafür stehen zwei Chatfunktionen zur Verfügung: eine mit und eine ohne Webanbindung. Im Chat ohne Webanbindung findet kein Austausch von Informationen mit dem öffentlichen Internet statt. Dieser Chat ist besonders gedacht für vertrauliche Unternehmensinformationen und sensible Personendaten.

Darüber hinaus bietet die ISOfee die beiden integrierten Zusatzfunktionen «Auditvorbereitung» und «Normrevision» mit folgenden Eigenschaften:

Auditvorbereitung

Eine gute Vorbereitung auf das nächste Überwachungs- oder Rezertifizierungsaudit beginnt idealerweise schon einige Monate im Voraus. Mit der ISOfee können Unternehmen den Bericht des letzten externen Audits hochladen und durch die KI analysieren lassen – ganz unabhängig von ihrer Zertifizierungsstelle.

Die Software identifiziert Haupt- und Nebenabweichungen, Beobachtungen und Chancen zur Verbesserung. Die ISOfee erstellt daraus konkrete Handlungsempfehlungen und zeigt auf, welche Themen beim nächsten Audit besonders im Fokus stehen könnten. Sie bereitet die Verantwortlichen auch auf mögliche Fragen des Auditors vor.

Die ISOfee erstellt einen groben Zeitplan für die notwendigen Massnahmen, indem sie berücksichtigt, dass manche Verbesserungen eine gewisse Vorlaufzeit benötigen. Ein Beispiel: Empfiehlt der Auditor die Einführung eines neuen Leistungsindikators (KPI), reicht es nicht, diesen erst eine Woche vor dem nächsten Audit festzulegen. Damit beim nächsten Audit aussagekräftige Messwerte vorgewiesen werden können, muss der Indikator bereits über einen längeren Zeitraum erfasst werden. Die ISOfee berücksichtigt dies bei der Massnahmenplanung und empfiehlt beispielsweise, den KPI mindestens drei Monate vor dem nächsten Audit einzuführen.

Normrevisionen

Im April 2026 wurde die neue ISO 14001:2026 veröffentlicht, im September folgte die ISO 9001:2026. Beide Normen bringen neue und präzisierte Anforderungen mit sich, unter anderem in den Bereichen Klimawandel, Risiken und Chancen, Qualitätskultur, Änderungsmanagement und Zusammenarbeit mit externen Partnern.

Bereits zertifizierte Unternehmen müssen, ihre Managementsysteme innerhalb einer dreijährigen Übergangsfrist auf die neuen Normen umzustellen.

Die ISOfee unterstützt mit der Funktion «Normrevision»: Die Software gleicht die neuen Anforderungen mit der bestehenden Unternehmensdokumentation ab, zeigt auf, wo Anpassungsbedarf besteht, und erstellt konkrete, auf das Unternehmen zugeschnittene Handlungsempfehlungen. So wissen die Verantwortlichen, welche Dokumente und Prozesse sie überarbeiten müssen und wie sie dabei vorgehen können.

Datenschutz und Datensicherheit haben Priorität

Wer die ISOfee nutzt, hinterlegt unter Umständen vertrauliche Unternehmensinformationen und sensible Personendaten. Entsprechend wichtig sind Datenschutz und Datensicherheit. Sämtliche Daten werden ausschliesslich in der Schweiz gespeichert. Die Verarbeitung und Speicherung erfolgen unter Einhaltung des Schweizer Datenschutzgesetzes (DSG).

Die ISOfee kostenlos testen

Interessierte Unternehmen können die Software während 14 Tagen kostenlos testen. Dabei lassen sich eigene Unternehmensinformationen hinterlegen und ausgewählte Funktionen anhand der tatsächlichen betrieblichen Gegebenheiten kennenlernen.

Der Funktionsumfang der Testversion ist eingeschränkt. Sie ermöglicht aber einen ersten Einblick in die Arbeitsweise der Software und die Qualität der erstellten Ergebnisse.

Lernen Sie die neue ISOfee kennen und überzeugen Sie sich selbst, wie einfach und effizient ISO-Management sein kann.