Seit April liegt die neue ISO 14001:2026 vor und im September wurde die ISO 9001:2026 publiziert. Wer zertifiziert ist, muss sein Managementsystem in den nächsten drei Jahren umstellen. Jetzt ist also der richtige Zeitpunkt, die Umstellung anzugehen. Was das für Ihr Unternehmen bedeutet und wie Sie das konkret umsetzen können, erfahren Sie im nachstehenden Beitrag.
Zuerst die gute Nachricht: Mit der neuen Ausgabe müssen Sie Ihr Managementsystem nicht neu erfinden. Beide Revisionen bauen auf den bisherigen Normen auf, die bewährte Struktur bleibt bestehen. Manche Anforderungen sind präziser formuliert, andere sind neu dazugekommen.
Die eigentliche Frage lautet deshalb nicht nur «Was ist neu?», sondern insbesondere «Was ist für unser Unternehmen relevant, und wo müssen wir Prozesse oder Dokumente anpassen?»
Bei der ISO 9001 fallen fünf Themen besonders ins Gewicht:
In der überarbeiteten Version ist zu bestimmen, ob der Klimawandel für das Unternehmen ein relevantes Thema darstellt und es ist zu berücksichtigen, dass auch relevante interessierte Parteien Anforderungen zum Klimawandel haben können. Für die Umstellung ist deshalb zu prüfen, ob diese Punkte in der bestehenden Kontext- und Anspruchsgruppenbetrachtung bereits angemessen berücksichtigt sind. Die Norm geht allerdings nicht so weit, dass sie hierfür eine bestimmte Methode vorschreibt.
Risiken und Chancen werden in der überarbeiteten Norm in separaten Kategorien behandelt. Beide sind unabhängig voneinander zu bestimmen, zu analysieren und zu bewerten; für die wesentlichen Risiken und Chancen sind Massnahmen zu planen, in die Prozesse des Qualitätsmanagementsystems zu integrieren und deren Wirksamkeit zu beurteilen. Auch hier schreibt die neue Norm keine getrennten Register oder unterschiedliche Methoden vor.
Bei diesem Punkt kommt neu hinzu, dass die oberste Leitung angehalten ist, eine Qualitätskultur und ethisches Verhalten zu fördern und das Bewusstsein in der Organisation zu erweitern. Die Qualitätskultur und ethisches Verhalten finden sich unter anderem in gemeinsamen Werten, Einstellungen und etablierter Praxis wieder. Die Norm schreibt dafür kein eigenes Verhaltensreglement und kein bestimmtes Instrument vor; entscheidend ist die wirksame Umsetzung im Unternehmen.
Bei Änderungen am Qualitätsmanagementsystem sind neu die Verfügbarkeit von Informationen, die Überwachung und Bewertung der Wirksamkeit, die Kommunikation der Änderung sowie die Überprüfung der Ergebnisse zu berücksichtigen. Bestehende Änderungsprozesse sind auf diese Punkte zu prüfen und bei Bedarf zu ergänzen.
Externe Anbieter werden stärker berücksichtigt. Wo angemessen, sind die Anforderungen an das Zusammenwirken des externen Anbieters mit der Organisation sowie – wo zutreffend – mit deren Kunden und anderen relevanten interessierten Parteien mitzuteilen.
Bei der ISO 14001 geht es vor allem um zwei Dinge: sich verändernde Umweltbedingungen besser zu berücksichtigen und das Umweltmanagement enger mit dem Tagesgeschäft zu verbinden. Konkret zusammengefasst heisst dies:
Neben dem Klimawandel berücksichtigt die Norm jetzt ausdrücklich weitere Umweltbedingungen, wie etwa die Biodiversität, Umweltverschmutzung und die Verfügbarkeit natürlicher Ressourcen. Neu muss betrachtet und eingeschätzt werden, ob diese Bedingungen das Unternehmen beeinflussen oder vom Unternehmen beeinflusst werden. Für die Umstellung lohnt sich ein Blick auf die bestehende Kontextanalyse: Sind diese Themen dort bereits erfasst, oder wurde bisher vor allem der Klimawandel betrachtet?
Die überarbeitete ISO 14001-Norm unterscheidet neu deutlicher zwischen Umweltaspekten (z. Bsp. Energieverbrauch, Abfall oder Emissionen), bindenden Verpflichtungen (z. Bsp. gesetzliche Umweltvorschriften und Bewilligungsauflagen) sowie Risiken und Chancen für das Unternehmen. In der neuen Gliederung der Anforderungen werden die Risiken und Chancen stärker gewichtet und erhalten einen eigenen Abschnitt. Nicht jeder Umwelteinfluss ist automatisch ein Risiko für das Unternehmen. Chancen können sich zum Beispiel aus der Anpassung an den Klimawandel oder aus der Kreislaufwirtschaft ergeben.
Vor- und nachgelagerte Tätigkeiten wie die Beschaffung, der Transport, die Nutzung und Entsorgung erhalten mehr Gewicht, soweit sie das Unternehmen selbst steuern oder beeinflussen kann. Damit rücken vor allem die Lieferkette und die Produktnutzung stärker in den Fokus. Die revidierte Norm verlangt keine detaillierte Ökobilanz. Entscheidend ist, dass die wesentlichen Umweltaspekte entlang des Lebenszyklus erkannt und berücksichtigt werden.
In der überarbeiteten Version verlangt ISO 14001, dass Auswirkungen auf die Umwelt bei geplanten Veränderungen berücksichtigt werden. Konkret heisst dies, dass beispielsweise bei der Beschaffung von neuen Produktionsanlagen, der Auswahl von Standorten oder bei Anpassungen von Prozessen geprüft wird, welchen Einfluss diese Änderungen auf Umweltaspekte haben. Wer bereits über einen funktionierenden Änderungsprozess verfügt, kann diesen um die Umweltaspekte ergänzen und braucht kein separates Verfahren dafür.
Die überarbeitete Norm präzisiert, wie extern bezogene Prozesse, Produkte und Dienstleistungen gesteuert oder beeinflusst werden sollen. In Ergänzung zur Lebenszyklus-Betrachtung steht hier also nicht die Verursachung von Umweltaspekten im Vordergrund, sondern deren Steuerung und Beeinflussung. So kann beispielsweise ein Produktionsunternehmen beim Einkauf von Aluminium Anforderungen an dessen Recyclinganteil stellen oder bei Transportunternehmen emissionsarme Fahrzeuge bevorzugen.
Bei beiden Normrevisionen gilt der Grundsatz, dass nicht das gesamte System vollständig überarbeitet werden muss. Häufig genügt es, bestehende Dokumente und Prozesse punktuell zu ergänzen oder anzupassen.
Für beide Normen läuft eine Übergangsfrist von drei Jahren. Zertifizierte Unternehmen müssen die Umstellung bis Ende April 2029 (ISO 14001) bzw. Ende September 2029 (ISO 9001) abgeschlossen haben. Ab diesem Zeitpunkt verlieren die ISO-Zertifikate nach der alten Fassung ihre Gültigkeit.
Umgestellt wird entweder im Rahmen eines regulären Überwachungs- oder Rezertifizierungsaudits oder in einem separaten Umstellungsaudit. Unser Rat: Sprechen Sie den Termin frühzeitig mit Ihrer Zertifizierungsstelle ab. Dann wissen Sie, wie viel Zeit Ihnen tatsächlich bleibt. Gut möglich, dass auch der Markt gewisse Impulse setzen wird. Es lohnt sich also, sich rechtzeitig mit der Thematik auseinanderzusetzen.
Eine Normrevision ist kein Grund, alles umzukrempeln. Einiges erfüllen Sie vermutlich schon heute, anderes braucht eine Ergänzung oder eine Anpassung im Betrieb.
Ein Beispiel: Wenn Sie bereits heute eine Risiko- und Chancenanalyse führen, müssen Sie diese nicht neu erstellen. Sie sollten aber prüfen, ob sie den präzisierten Anforderungen (getrennte Betrachtung von Risiken und Chancen) der neuen ISO 9001 genügt.
Am Anfang steht deshalb immer eine Gap-Analyse. Sie beantwortet drei Fragen: Was erfüllen wir schon? Wo gibt es Lücken? Und was ist zu tun?
Dabei lohnt es sich, genau hinzuschauen. Manche Lücken lassen sich mit einer angepassten Dokumentation schliessen. Andere verlangen echte Veränderungen im Betrieb, und die brauchen Vorlauf. Schliesslich müssem Sie beim nächsten Audit nicht nur belegen zu können, dass eine Massnahme beschlossen ist, sondern auch, dass sie eingeführt wird und Wirkung zeigt.
Die ISOfee ist eine KI-gestützte Software, die wir speziell für Schweizer KMU entwickelt haben. Mit der Funktion «Normrevision» vergleichen Sie Ihre bestehende ISO-Dokumentation mit den Anforderungen der neuen Normen und sehen, wo Handlungsbedarf besteht. Das geht in vier Schritten:
Sie erfassen Ihre Unternehmensdaten und laden die bestehenden ISO-Dokumente und Nachweise hoch. Je vollständiger diese Grundlage ist, desto präziser werden die Ergebnisse.
Was bedeutet eine neue Anforderung konkret für Ihren Betrieb? Im integrierten Chat können Sie nachfragen und sich einzelne Punkte erklären lassen.
Die ISOfee gleicht Ihre Dokumentation mit den neuen Anforderungen ab. Sie zeigt, was bereits abgedeckt ist, wo Anpassungen nötig sind und welche davon Vorrang haben.
Zu jeder erkannten Lücke erhalten Sie konkrete, auf Ihr Unternehmen zugeschnittene Empfehlungen. Sie wissen also nicht nur, was zu ändern ist, sondern auch, wie Sie dabei vorgehen können.
Auf dieser Grundlage überarbeiten Sie bestehende Dokumente oder erstellen bei Bedarf neue. Die KI hilft Ihnen dabei, die Anforderungen passend zu Ihren betrieblichen Gegebenheiten umzusetzen.
Eines bleibt aber bei Ihnen: die fachliche Prüfung und die Umsetzung im Alltag.
Die neuen Normen bringen einige Veränderungen mit sich, bedingen aber keinen Neuaufbau. Wer strukturiert vorgeht, wird die Umstellung gut meistern:
Die Dokumentation bildet dabei eine wichtige Grundlage. Dort allerdings, wo sich Abläufe ändern, braucht es Zeit, sie einzuführen und ihre Wirkung nachzuweisen.
Mit der ISOfee erledigen Sie diesen Prozess weitgehend selbst: strukturiert, effizient und mit konkreten Empfehlungen.
Sie möchten wissen, was die neuen Normen für Ihr Unternehmen bedeuten? Mit der ISOfee analysieren Sie Ihre bestehende Dokumentation und erhalten konkrete Empfehlungen für die Umstellung.